Polityka prywatności i RODO

1. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w ramach aplikacji Pinveo jest Seweryn Rogut, osoba prywatna rozwijająca aplikację jako narzędzie do dokumentacji terenowej i inspekcji obiektów.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt na adres e-mail: [email protected]. Kontakt możliwy jest również przez formularz Poproś o dostęp.

2. Role: administrator i podmiot przetwarzający

Pinveo pełni dwie różne role w zależności od kategorii danych:

• Administrator danych — dla danych konta użytkownika, danych dostępowych, logów bezpieczeństwa i danych analitycznych (po wyrażeniu zgody). W tym zakresie Pinveo samodzielnie decyduje o celach i środkach przetwarzania.
• Podmiot przetwarzający (procesor) — dla danych osób trzecich wprowadzanych do aplikacji przez organizacje (np. dane pracowników, klientów, dane z dokumentacji terenowej). W tym zakresie administratorem jest organizacja korzystająca z aplikacji, a Pinveo przetwarza dane wyłącznie na jej zlecenie i zgodnie z jej instrukcjami.

Warunki powierzenia przetwarzania danych osobowych, w tym elementy wymagane przez art. 28 ust. 3 RODO, zawarte są w sekcji „Powierzenie przetwarzania danych osobowych" w Regulaminie korzystania z aplikacji.

3. Jakie dane mogą być przetwarzane

• Dane z formularza prośby o dostęp: imię, nazwisko, adres e-mail, telefon, nazwa firmy, NIP oraz treść wiadomości.
• Dane konta użytkownika: adres e-mail, imię, nazwisko, rola, przynależność do organizacji, historia logowania.
• Dane wprowadzane w aplikacji: projekty, obiekty, markery, notatki, formularze, dokumenty, zdjęcia i inne pliki, a także dane lokalizacyjne (GPS) powiązane ze wpisami terenowymi.
• Dane techniczne: adres IP, identyfikatory sesji, logi bezpieczeństwa, informacje o błędach i zdarzeniach systemowych.

4. Cele i podstawy przetwarzania

• obsługa prośby o dostęp i kontakt zwrotny — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed udzieleniem dostępu) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora);
• prowadzenie kont użytkowników i zabezpieczenie aplikacji — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie uzgodnionego dostępu) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes);
• zapewnienie działania funkcji aplikacji, synchronizacji offline, raportów i audytu — art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
• ochrona przed nadużyciami, spamem i nieuprawnionym dostępem — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes);
• analityka ruchu (Google Analytics) — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), wyłącznie po jej wyrażeniu;
• realizacja obowiązków wynikających z prawa, jeśli takie obowiązki powstaną — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

5. Odbiorcy danych, sub-procesory i lokalizacja

Dane mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców (sub-procesorów), działającym wyłącznie w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi:

• Dostawca infrastruktury serwerowej — hosting aplikacji backendowej; zlokalizowany w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG).
• Magazyn plików zgodny z S3 — przechowywanie zdjęć, dokumentów i innych plików wgrywanych przez użytkowników; zlokalizowany w EOG.
• Dostawca usług poczty elektronicznej — wysyłka powiadomień i wiadomości transakcyjnych; zlokalizowany w EOG.
• Monitoring błędów — własna infrastruktura monitoringu (GlitchTip); zlokalizowana w EOG.
• Google Ireland Ltd. (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) — Google Analytics 4; wyłącznie po wyrażeniu zgody przez użytkownika. Dane mogą być przetwarzane poza EOG na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC); adres IP jest anonimizowany przed przesłaniem do Google.

Poza Google Analytics dane nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.

6. Przechowywanie plików i bezpieczeństwo

Zdjęcia, dokumenty i inne pliki wgrywane przez użytkowników są przechowywane w magazynie plików zgodnym z S3, zlokalizowanym w Europejskim Obszarze Gospodarczym. Stosowane środki bezpieczeństwa obejmują:

• dostęp do plików wyłącznie przez czasowe linki podpisywane kryptograficznie (pre-signed URLs) — bezpośredni publiczny dostęp do pliku jest niemożliwy;
• kontrolę dostępu per rola i per organizacja — użytkownik może uzyskać dostęp wyłącznie do plików w ramach organizacji, do której należy;
• szyfrowanie połączeń w transmisji (TLS);
• kopie zapasowe wykonywane zgodnie z harmonogramem retencji.

7. Okres przechowywania

• Dane z prośby o dostęp — przez czas potrzebny do obsługi zgłoszenia, po czym usuwane lub przekształcane w konto użytkownika.
• Dane konta i treści projektów — przez okres utrzymywania dostępu, do usunięcia konta lub projektu albo zakończenia współpracy.
• Logi bezpieczeństwa i ślady audytowe — przez zakres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do ochrony przed nadużyciami.
• Kopie zapasowe — usuwane zgodnie z harmonogramem retencji kopii zapasowych.

8. Sztuczna inteligencja i zautomatyzowane decyzje

Dane wprowadzane w aplikacji Pinveo nie są wykorzystywane do trenowania modeli sztucznej inteligencji. Nie stosujemy zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania wywołującego wobec użytkownika skutki prawne lub podobnie istotne w rozumieniu art. 22 RODO.

9. Prawa osoby, której dane dotyczą

Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa: dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania oraz wycofania zgody (jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody — wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed wycofaniem). Przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

W zakresie danych osobowych powierzonych przez organizację (dane osób trzecich w projektach) prawa przysługujące osobom, których dane dotyczą, realizowane są przez organizację pełniącą rolę administratora tych danych. Pinveo wspiera organizację w wykonaniu tych praw.

10. Usunięcie konta i danych

Procedura usunięcia konta oraz powiązanych z nim danych opisana jest na stronie Usunięcie konta. Zgłoszenie jest weryfikowane przez administratora i realizowane w ciągu 30 dni od potwierdzenia tożsamości. Zachowywane mogą być wyłącznie logi bezpieczeństwa i ślady audytowe w zakresie wymaganym prawem lub do ochrony przed nadużyciami.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu prośby o dostęp jest dobrowolne, ale brak danych kontaktowych uniemożliwia obsługę zgłoszenia. Podanie danych w aplikacji zależy od rodzaju prowadzonej dokumentacji i zakresu udzielonego dostępu.

12. Pliki cookies i dane techniczne

Aplikacja wykorzystuje dwa rodzaje plików cookie i mechanizmów przechowywania danych w przeglądarce:

• Niezbędne — pliki cookie i dane sessionStorage/localStorage wymagane do logowania, utrzymania sesji, bezpieczeństwa, pracy offline oraz zapamiętania ustawień aplikacji. Są aktywne zawsze, bez konieczności wyrażenia zgody (podstawa: uzasadniony interes administratora / niezbędność do wykonania usługi).
• Analityczne — Google Analytics 4 (dostawca: Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlandia) — służą do zbierania anonimowych danych o ruchu w serwisie (odwiedzane strony, czas wizyty, typ urządzenia) w celu ulepszania aplikacji Pinveo. Analityczne pliki cookie instalowane są wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookie. Podstawą przetwarzania jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą możesz w każdej chwili wycofać. Adres IP jest anonimizowany przed przesłaniem do Google. Dane mogą być przetwarzane przez Google poza Europejskim Obszarem Gospodarczym na podstawie standardowych klauzul umownych. Zgodę zmienisz lub wycofasz, czyszcząc pliki cookie przeglądarki albo wybierając „Odrzucam" w banerze cookie widocznym przy pierwszej wizycie.

13. Zmiany polityki prywatności

Niniejsza polityka może być aktualizowana wraz z rozwojem aplikacji i zmieniającymi się wymaganiami prawnymi. Data ostatniej aktualizacji widoczna jest na górze strony. O istotnych zmianach informujemy użytkowników posiadających aktywny dostęp do aplikacji.